Ein Verein muss gemäß § 147 Abs. 3 AO Kassenbücher, Vermögensaufstellungen, Konten, Inventare, Bilanzen und ähnliche Unterlagen, aber auch Mitgliederlisten, Beitragsrechnungen, Spendenunterlagen, Spendenquittungen, Teilnahmegebühren etc. zehn Jahre aufbewahren.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt zum Ende des Jahres, in welchem die jeweilige Unterlage zuletzt bearbeitet worden ist. Die Frage der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit der Aufbewahrung der Patientenakten richtet sich nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Patientendaten sind Gesundheitsdaten und damit besonders sensible Daten im Sinne des § 28 Abs. 6 und 7 i.V.m. § 3 Abs. 9 BDSG. Die Aufbewahrung der Patientenakten stellt eine Speicherung im Sinne des § 3 Abs. 4 Nr. 1 BDSG dar und ist damit nach § 3 Abs. 4 BDSG eine Datensicherung.

Personenbezogene Daten sind grundsätzlich zu löschen, wenn der Zweck, für den sie gespeichert sind, erfüllt ist (§ 35 Abs. 2 Nr. 3 BDSG). Nach § 35 Abs. 3 Nr. 1 BDSG ist eine weitere Aufbewahrung von Patientenakten allerdings dann erlaubt, wenn gesetzliche, satzungsgemäßige oder vertragliche Aufbewahrungsfristen aus anderen Rechtsvorschriften dies erfordern.

Patientenunterlagen, die neben der reinen Mitgliederdatei geführt werden, sind ebenfalls 10 Jahre lang aufzubewahren. Ist es in der Herzgruppe zu einem Vorfall gekommen, infolge dessen der Versicherte verletzt oder sogar getötet wurde, sind die Unterlagen mindestens 30 Jahre aufzubewahren, da ein Schadenseratzanspruch auch ggf. gegen den Verein nach zivilrechtlichen Vorschriften erst nach 30 Jahren verjährt. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem sich der Vorfall ereignete.

_{(Quelle: Zimmermann-Rieck, 30.06.2011), BAG Newsletter DGPR}